Na podlagi prvega odst. 13. člena Zakona o društvih (Uradni list RS, št. 64/11 – uradno prečiščeno besedilo in 21/18 – ZNOrg) je zbor članov Arhivskega društva Slovenije na svojem rednem zasedanju dne 8. marca 2024 sprejel sledeča:
PRAVILA ARHIVSKEGA DRUŠTVA SLOVENIJE
I. TEMELJNE DOLOČBE
1. člen
Arhivsko društvo Slovenije (v nadaljevanju besedila: društvo) je prostovoljno, samostojno, nepridobitno in neprofitno združenje slovenskih arhivskih delavcev in drugih občanov, ki se zanimajo za arhivsko dejavnost.
Arhivsko društvo Slovenije je bilo ustanovljeno na občnem zboru 27. aprila 1954 v Ljubljani.
Društvo deluje kot nevladna organizacija v javnem interesu na področju varstva kulturne dediščine.
2. člen
Ime društva je: Arhivsko društvo Slovenije. Ime društva v angleščini je: Archival Society of Slovenia.
Skrajšano ime društva je: Društvo ADS.
Sedež društva je v Ljubljani.
Društvo je pravna oseba zasebnega prava.
3. člen
Društvo ima svoj znak in pečat.
Znak je okrogle oblike. V zgornjem zunanjem robu je napis ARHIVSKO DRUŠTVO, v spodnjem robu pa napis SLOVENIJE, levo in desno v robu sta lipova lista. Na sredini pečata je skrinja z letnico 1954, na skrinji je odprta knjiga, trije zvitki ter šestilo.
Pečat je okrogle oblike, premera 2,9 cm. Na zunanjem obodu je napis ARHIVSKO DRUŠTVO SLOVENIJE, v sredini pečata pa napis LJUBLJANA.
II. NAMEN, CILJI IN DEJAVNOST DRUŠTVA
4. člen
Namen društva je razvoj in popularizacija arhivske stroke in kulturne dediščine ter uveljavljanje arhivske poklicne etike.
Namen društva je nepridobitne narave v smislu kulturne dejavnosti in služi v splošno koristne družbene namene. Sredstva društva se lahko uporabljajo le v namene, ki so v skladu s temi pravili.
5. člen
Cilji društva so:
– pospeševanje in spodbujanje razvoja arhivistike in drugih dejavnosti s področja varstva in proučevanja arhivskega gradiva, posebej s strokovno znanstvenim-raziskovanjem, z izmenjavo izkušenj ter strokovnim izpopolnjevanjem v širšem smislu,
– združevanje arhivskih delavcev, drugih občanov, pravnih oseb in društev, ki se zanimajo za arhivsko dejavnost, razvoj arhivistike in varstvo arhivskega gradiva,
– razvoj varstva arhivskega in dokumentarnega gradiva,
– razvijanje zavesti o pomenu arhivske dejavnosti in arhivskega gradiva,
– spodbujanje in pospeševanje uporabe arhivskega gradiva za znanstvene in druge namene.
6. člen
Zaradi uresničevanja ciljev iz prejšnjega člena društvo opravlja naslednje naloge:
– načrtuje in izvaja aktivnosti društva ter spremlja rezultate,
– organizira zborovanja, posvete, seminarje, predavanja, strokovna in poljudna srečanja, okrogle mize in tečaje za izpopolnjevanje in izobraževanje arhivskih strokovnih delavcev ter za popularizacijo dejavnosti varstva kulturne dediščine,
– organizira sestanke članov društva zaradi reševanja odprtih strokovnih vprašanj,
– izvaja raziskovalno dejavnost s področja dejavnosti društva,
– podeljuje nagrade in priznanja za posebne dosežke na področju arhivistike in popularizacije arhivske dejavnosti,
– opozarja na probleme, ki se pojavljajo na arhivskem področju (z delovanjem v stalnih ali začasnih komisijah, mednarodnih združenjih, v komisijah v mednarodnih arhivskih organizacijah itd.)
– organizira strokovne ekskurzije in družabna srečanja svojih članov,
– izdaja publikacije v skladu z veljavnimi predpisi,
– v skladu s svojimi zmožnostmi pomaga arhivskim strokovnim delavcem – članom društva, pri udeležbi na strokovnih srečanjih v Sloveniji in v tujini.
7. člen
Kot nevladna organizacija v javnem interesu ima društvo pravico izvajati naloge iz 108. člena Zakona o varstvu kulturne dediščine.
8. člen
Glavna dejavnost društva, ki jo je Agencija Republike Slovenije za javnopravne evidence in storitve določila skladno z Zakonom o poslovnem registru, je 94.120 Dejavnost strokovnih združenj.
Dejavnosti, ki jih društvo opravlja kot pridobitno dejavnost, so:
– 58.110 Izdajanje knjig
– 58.140 Izdajanje revij in druge periodike
– 58.190 Drugo založništvo
– 72.200 Raziskovalna in razvojna dejavnost na področju družboslovja in humanistike
– 82.300 Organiziranje razstav, sejmov, srečanj
– 85.590 Drugje nerazvrščeno izobraževanje, izpopolnjevanje in usposabljanje
– 85.600 Pomožne dejavnosti za izobraževanje
– 91.012 Dejavnost arhivov
– 94.999 Dejavnost drugje nerazvrščenih članskih organizacij
III. SODELOVANJE Z DRUGIMI ORGANIZACIJAMI
9. člen
Društvo lahko sodeluje z drugimi organizacijami v Republiki Sloveniji, ki delujejo na področju znanosti, zlasti s tistimi, ki prispevajo k razvoju arhivske dejavnosti ali drugih sorodnih dejavnosti.
Društvo lahko samostojno sodeluje ali se včlani v sorodne mednarodne in tuje organizacije, ki imajo podobne namene in cilje.
10. člen
Društvo je član Mednarodnega arhivskega sveta in njegovih komisij.
IV. ČLANSTVO
11. člen
Članstvo v društvu je osebno.
Vrste članov
12. člen
Društvo združuje redne in častne člane.
Redni član društva lahko postane:
– vsak polnoleten državljan Republike Slovenije ali,
– polnoletni tuj državljan.
Naziv častnega člana društva se lahko podeli osebi z izrednimi zaslugami za razvoj arhivistike, za razvoj in uresničevanje programskih usmeritev društva ter razvoj društva nasploh.
Pridobitev statusa člana
13. člen
Redni član se včlani v društvo tako, da:
– poda pristopno izjavo,
– plača letno članarino ob včlanitvi za tekoče leto.
Naziv častnega člana podeljuje zbor članov na predlog izvršnega odbora društva. Častni član je lahko tako slovenski kot tudi tuj polnoletni državljan. Pisno pobudo za častno članstvo lahko poda katerikoli organ društva ali najmanj trije člani društva.
14. člen
Članstvo v društvu preneha:
– s smrtjo člana.
– s prostovoljnim izstopom, ko član pisno posreduje željo izvršnemu odboru društva. Izstop se izvrši ob koncu vsakokratnega poslovnega leta.
– s črtanjem, ki ga lahko sprejme izvršni odbor društva, če član ne plača letne članarine kljub trikratnemu opominu. Pritožba je možna na zbor članov društva.
– z izključitvijo člana iz društva, o kateri odloča častno razsodišče s sklepom. Sklep mora biti v skladu z disciplinskim pravilnikom.
– s prenehanjem delovanja društva.
Evidence članstva in varstvo osebnih podatkov
15. člen
Po včlanitvi se člana vpiše v evidenco članov društva.
Evidenca članov društva obsega:
– evidenco vpisov,
– evidenco izbrisov.
Društvo za potrebe vodenja evidenc in za izvajanje dejavnosti društva vodi zbirko osebnih podatkov članov društva, ki vsebuje ime in priimek, rojstne podatke in izobrazbo, naslov prebivališča oziroma delovne organizacije in kontaktne podatke (naslov stalnega in začasnega bivališča oziroma delovne organizacije, kontaktni telefon, elektronski naslov). Navedene podatke društvo pridobi od člana na podlagi izpolnjene pristopne izjave.
Z evidencami upravlja tajnik društva, ki o stanju članstva poroča organom društva. Tajnik upravlja tudi z zbirko osebnih podatkov. V daljši odsotnosti tajnika upravlja z evidencami predsednik društva.
Osebni podatki se obdelujejo v skladu s predpisi, ki urejajo varstvo osebnih podatkov.
Redni člani
16. člen
Dolžnosti rednih članov so naslednje:
– da sodelujejo pri delu organov društva,
– da dajejo predloge organom društva v zvezi z njihovim delom,
– da redno plačujejo članarino, spoštujejo in izvršujejo sklepe organov društva,
– da spoštujejo ta pravila in se ravnajo po njih.
Članarino je potrebno poravnati najkasneje dva meseca po zboru članov.
Pravice članov so naslednje:
– da volijo in so izvoljeni v organe društva,
– da so pravilno obveščeni o delu društva in njegovih organov ter o finančno
– materialnem poslovanju društva,
– da so vabljeni na posvetovanja, predavanja, seminarje in sestanke, ki jih prireja društvo, da sodelujejo pri načrtovanju aktivnosti društva,
– da zahtevajo od organov društva pojasnila in poročila o njihovem delu,
– da se lahko pritožijo zoper odločitve organov društva,
– do enega izvoda vsake številke glasil in publikacij, ki jih izdaja društvo po nižji ceni, ki jo določi izvršni odbor društva.
Častni člani
17. člen
Častni člani uresničujejo svoje pravice in izpolnjujejo svoje dolžnosti v skladu z določili prejšnjega člena, s tem da ne plačujejo članarine. Društvene publikacije prejemajo brezplačno.
Če oseba, ki se ji podeli naziv častnega člana, ni tudi redni član društva, nima pravice odločanja.
V. UPRAVLJANJE IN ZASTOPANJE DRUŠTVA
Organi društva
18. člen
Organi društva so:
– zbor članov,
– izvršni odbor,
– nadzorni odbor,
– častno razsodišče,
Poleg navedenih organov ima društvo tudi predsednika, podpredsednika in tajnika društva, ki sestavljajo predsedstvo izvršnega odbora.
O odločitvah lahko glasujejo le člani organa, ki so redni člani društva. Vsak član ima en glas.
Član posameznega organa ne more hkrati biti član drugega organa, razen če ta pravila ne določajo drugače.
Organi društva so za svoje delo odgovorni zboru članov.
Mandat članov izvršnega odbora in nadzornega odbora društva je dve leti. Mandat častnega razsodišča je štiri leta. Člani organov so lahko ponovno izvoljeni za naslednje mandatno obdobje. Člani izvršnega odbora so lahko izvoljeni še za tretje mandatno obdobje.
Po potrebi lahko izvršni odbor društva ustanovi stalne ali začasne komisije za opravljanje konkretnih nalog s področja svojega delovanja. Mandat začasne komisije traja do izpolnitve naloge, za katero je bila ustanovljena, a najdalj do konca mandata izvršnega odbora, ki jo je ustanovil.
Predčasno prenehanje mandata
19. člen
Članom organov, predsedniku, podpredsedniku in tajniku društva predčasno preneha mandat v naslednjih primerih:
– če sam odstopi iz organa ali članstva društva, in sicer z datumom odstopne izjave,
– z razrešitvijo z dnem, ko postane sklep o razrešitvi dokončen,
– s smrtjo,
– s prenehanjem delovanja društva.
Razlog za razrešitev so: neudeleževanje ali neredno udeleževanje sej organov, delovanje v nasprotju z interesi društva, sodelovanje pri sprejemanju nezakonitih sklepov, na pisni predlog najmanj 15 članov društva, ki mora biti ustrezno obrazložen.
Za postopek razrešitve se smiselno uporabljajo določbe o imenovanju članov organov.
Zbor članov
20. člen
Zbor članov je najvišji organ društva, ki odloča o najpomembnejših vprašanjih delovanja društva. Sestavljajo ga vsi člani društva.
21. člen
Zbor članov:
– sprejema pravila društva in njihove spremembe ter dopolnitve,
– odloča o statusnih spremembah društva,
– sprejema akte društva, razen če s temi pravili ni določeno, da jih sprejema izvršni odbor,
– sprejema odločitve in smernice za delo društva,
– sprejema načrt in program dela društva,
– sprejema druge splošne akte društva,
– potrjuje vse odločitve, povezane s premoženjem društva,
– odloča o nakupih in odtujitvi nepremičnin društva,
– razpravlja o letnih poročilih o delu organov oziroma posameznih članov društva ter o poročilih v preteklem mandatnem obdobju ter jih potrjuje,
– potrjuje finančni načrt in zaključni račun,
– voli in razrešuje organe društva predsednika, podpredsednika in tajnika društva,
– odloča o povezovanju, vključevanju in sodelovanju združenja z drugimi sorodnimi društvi in združenji ter organizacijami,
– odloča o pritožbah zoper odločitve drugih organov društva,
– podeljuje status častnega člana društva,
– določa temeljno vsebinsko zasnovo svojih glasil,
– daje obvezno razlago statuta,
– na predlog izvršilnega odbora odloča o višini članarine za redne člane,
– dokončno odloča o izključitvi člana iz društva,
– odloča o prenehanju društva,
– odloča o drugih zadevah, ki jih predlagajo organi in člani društva v skladu z zakonom, statutom, drugimi akti društva in sprejetimi sklepi zbora članov, opravlja druge naloge po teh pravilih.
22. člen
Redni zbor članov sklicuje izvršni odbor društva praviloma enkrat letno, najkasneje do konca meseca marca.
Izvršni odbor določi predlog dnevnega reda, čas in kraj zbora članov in o tem obvesti člane društva najkasneje 14 dni pred zborom.
Člani imajo pravico predlagati spremembe in dopolnitve dnevnega reda najkasneje 8 dni pred zborom.
Zbor članov z glasovanjem določi dokončni dnevni red.
Zbor članov je sklepčen, če je navzoča več kot polovica vseh članov, odločitve pa so veljavno sprejete, če je zanje glasovala večina navzočih članov. Zbor članov odloča veljavno tudi, če je trideset (30) minut po začetku zbora članov prisotnih najmanj deset rednih članov.
23. člen
Izredni zbor članov skliče predsednik društva po sklepu izvršnega odbora, na zahtevo najmanj ene petine članov ali na zahtevo nadzornega odbora.
Izredni zbor je sklican najpozneje v 30 dneh od dne, ko je bila podana pisna zahteva. Če izvršni odbor izrednega zbora članov ne skliče v roku iz prejšnjega odstavka, ga skliče predlagatelj, ki mora predložiti dnevni red z ustreznimi gradivi. Izredni zbor članov sme sklepati samo o zadevah, zaradi katerih je bil sklican.
24. člen
Redni ali izredni zbor članov se izvede s srečanjem članov v živo ali korespondenčno, ki poteka preko elektronske pošte ali z uporabo drugih informacijskih tehnologij. Za sklic in izvedbo korespondenčnega zbora se smiselno uporabljajo določbe teh pravil, ki veljajo za zbor s srečanjem članov v živo.
25. člen
Zbor članov vodi delovno predsedstvo, ki šteje tri člane. O delu zbora članov se vodi zapisnik, ki ga podpišejo delovni predsednik, zapisnikar in dva overovatelja.
26. člen
Glasovanje o predlogih dnevnega reda je javno.
Izvršni odbor
27. člen
Izvršni odbor društva je izvršilni organ zbora članov, ki opravlja organizacijska, strokovno-tehnična in administrativna dela ter vodi delo društva med dvema zboroma članov po programu in v skladu s smernicami oziroma sklepi, ki jih je sprejel zbor članov. Za svoje delo je odgovoren zboru članov.
Izvršni odbor sestavlja 11 do 13 članov, in sicer:
– predsednik društva, ki je tudi predsednik izvršnega odbora,
– podpredsednik,
– tajnik,
– urednika publikacij društva Arhivi in Viri
– in pet do sedem članov, ki jih volijo člani društva na zboru članov.
Zbor članov voli izmed članov izvršnega odbora predsedstvo. Predsedstvo sestavljajo predsednik, podpredsednik in tajnik.
Zbor članov eno leto voli predsednika in podpredsednika društva za obdobje dveh let, naslednje leto za obdobje dveh let voli tajnika društva; tako, da se mandati predsednika, podpredsednika in tajnika ne zaključijo istočasno.
28. člen
Delo izvršnega odbora je naslednje:
Izvršni odbor društva:
– skrbi za sodelovanje društva z drugimi sorodnimi organizacijami, društvi in pravnimi osebami,
– skrbi za uresničevanje in izvajanje nalog društva,
– izvršuje sklepe zbora članov,
– ugotavlja izpolnjevanje pogojev za sprejem novih članov,
– pripravlja osnutke in predloge pravil društva ter jih daje v javno obravnavo,
– pripravlja osnutke drugih pravnih aktov društva,
– pripravi letno poročilo o delu društva na podlagi poročil drugih organov in komisij društva,
– pripravi letni program dela in letno poročilo o delu odbora, ki je sestavni del programa dela in poročila o delu društva, prav tako pripravi poročilo o delu odbora v preteklem mandatnem obdobju.
– predlaga zboru članov zaključni račun društva in finančni načrt,
– predlaga zboru članov kandidate za člane organov društva ter kandidate za predsedstvo,
– razpolaga s finančnimi sredstvi društva v skladu s finančnim načrtom,
– odloča o nakupih in odtujitvi premičnin društva,
– potrjuje prejemnike Aškerčeve nagrade in Aškerčevega priznanja za izjemne dosežke v arhivistiki po izboru Komisije za podeljevanje Aškerčevih nagrad in Aškerčevih priznanj,
– sklicuje zbor članov,
– imenuje svoje predstavnike za sodelovanje z drugimi sorodnimi institucijami in društvi,
– odloča o spremembi poslovnega naslova znotraj sedeža društva,
– opravlja druge naloge določene v teh pravilih.
29. člen
Izvršni odbor se sestaja po potrebi, najmanj pa štirikrat letno. Njegove seje sklicuje predsednik po lastni presoji ali na zahtevo najmanj ene tretjine članov izvršnega odbora. Če seje na zahtevo najmanj tretjine članov izvršnega odbora predsednik ne skliče v roku 14 dni, jo lahko skličejo predlagatelji sami.
Seje izvršnega odbora vodi predsednik, v njegovi odsotnosti pa podpredsednik ali tajnik. Izvršni odbor odloča veljavno, če je prisotna več kot polovica članov. Sklep odbora je sprejet, če je zanj glasovala več kot polovica prisotnih članov.
O sejah izvršnega odbora se vodi zapisnik, ki ga podpišeta zapisnikar in predsednik društva.
Nadzorni odbor
30. člen
Za nadzorovanje in spremljanje dela društva in njegovih organov, finančno materialnega poslovanja, razpolaganja s premoženjem in izvrševanja določb ter pravil, programov in načrtov ter sklepov organov društva zbor članov izvoli nadzorni odbor. Za svoje delo je odgovoren zboru članov.
31. člen
Nadzorni odbor šteje tri člane, ki izmed sebe izvolijo predsednika odbora in njegovega namestnika. Predsednik sklicuje in vodi seje nadzornega odbora ter je podpisnik za nadzorni odbor.
Nadzorni odbor je sklepčen, če so na seji prisotni vsi trije člani. Veljavne sklepe sprejema z večino prisotnih članov.
32. člen
Nadzorni odbor pripravi vsaj enkrat letno pisno poročilo o opravljenem notranjem nadzoru in spremljanju ter nadzoru društva in ga poda zboru članov.
Častno razsodišče
33. člen
Častno razsodišče obravnava kršitve teh pravil in drugih aktov društva, ki jih storijo člani društva ter izreka disciplinske ukrepe. Za svoje delo je odgovoren zboru članov.
34. člen
Častno razsodišče šteje tri člane, ki izmed sebe izvolijo predsednika, preostala dva člana pa sta njegova namestnika. Sestajajo se po potrebi na podlagi pisnih zahtev članov ali organov društva.
Častno razsodišče je sklepčno, če sta na seji prisotna vsaj dva člana. Veljavne sklepe sprejema z večino prisotnih članov.
Častno razsodišče vodi postopek in izreka disciplinske ukrepe v skladu z disciplinskim pravilnikom.
35. člen
Disciplinski ukrepi, ki jih po izvedenem postopku v skladu z disciplinskim
pravilnikom izreče častno razsodišče, so:
– opomin, ki se izreče v obliki pisnega obvestila kršitelju,
– javni opomin, ki se objavi na spletni strani društva,
– izključitev iz društva, ki se izvrši z izbrisom iz članstva.
Zoper odločitev častnega razsodišča lahko prizadeta oseba vloži pritožbo v roku 8 dni od prejema pisne odločitve častnega razsodišča. O pritožbi zoper izrečeni disciplinski ukrep odloča zbor članov društva kot drugostopenjski organ. Odločitev zbora članov je dokončna in zoper njo znotraj društva ni pravnega sredstva. Odločitev se izvrši, ko postane dokončna.
Častno razsodišče sestavlja letna poročila o postopkih in izrečenih ukrepih.
Predsednik in podpredsednik društva
36. člen
Zastopnik združenja je predsednik društva, ki ga izvoli zbor članov na podlagi predloga izvršnega odbora izmed članov odbora. Predsednik društva je hkrati tudi predsednik izvršnega odbora.
Predsednik samostojno in neomejeno zastopa in predstavlja društvo v pravnem prometu ter pred državnimi organi in organizacijami v državi in tujini. Predsednik društva je odgovoren za svoje delo izvršnemu odboru in zboru članov društva.
Predsednik je odgovoren za zakonitost in strokovnost dela društva v skladu s pravili in drugimi akti društva ter pravnim redom Republike Slovenije.
Predsednika društva izvoli zbor članov za dobo dveh let. Po poteku mandata je lahko ponovno izvoljen še za eno mandatno dobo, izjemoma za tretjo.
37. člen
Pristojnosti predsednika so:
– organizira ter vodi delo in poslovanje društva,
– vodi delo izvršnega odbora,
– sklicuje in vodi seje izvršnega odbora,
– izvršuje odločitve in sklepe, ki jih sprejmeta zbor članov in izvršni odbor,
– sodeluje pri delu organov društva,
– podpisuje akte društva, ki jih sprejmejo zbor članov in izvršni odbor,
– podpisuje pogodbe ter računovodske, finančne in bančne listine,
– skrbi za zakonitost dela društva,
– skrbi za pravilno materialno poslovanje in ravnanje s premoženjem društva,
– skrbi za namenskost porabe sredstev društva, določene z letnim finančnim načrtom,
– najmanj enkrat letno poroča zboru članov,
– pripravi letno poročilo o delu društva, ki ga potrdi izvršni odbor,
– v nujnih primerih lahko skliče seje drugih organov društva,
– sodeluje z arhivi pri koordinaciji mednarodne kulturne izmenjave s področja arhivske dejavnosti,
– opravlja druge naloge v skladu s predpisi, temi pravili, drugimi akti in odločitvami organov društva.
V primeru daljše odsotnosti, ko je odsoten tudi podpredsednik, kot tudi v drugih utemeljenih primerih, lahko predsednik del svojih pooblastil ali pa pooblastilo za opravo določene naloge prenese na drugega člana izvršnega odbora. V pisnem pooblastilu navede vrsto, obseg in trajanje pooblastil, ki jih prenaša.
38. člen
Društvo ima podpredsednika, ki ob izkazani odsotnosti predsednika zastopa društvo z enakimi pooblastili, kot jih ima predsednik društva. Glede podpredsednika se smiselno uporabljajo določbe 36. in 37. člena.
Tajnik društva
39. člen
Tajnika voli zbor članov na predlog izvršnega odbora za dve leti. Po poteku mandata je lahko ponovno izvoljen še za eno mandatno dobo, izjemoma za tretjo. Za svoje delo je odgovoren zboru članov.
Pristojnosti tajnika so:
– opravljanje strokovnega in organizacijsko administrativnega dela društva,
– skrb za koordinacijo med organi društva,
– skrbi za evidence združenja,
– pripravlja predlog finančnega in poslovnega načrta in posamične odločitve v zvezi z njegovo izvršitvijo ter daje o njih mnenje in predloge,
– pripravlja predlog zaključnega računa,
– v skladu s pooblastilom, ki mu ga da predsednik društva, podpisuje finančno-materialne listine in izvaja naloge iz pristojnosti predsednika brez pravice odločanja.
VI. VOLITVE ORGANOV DRUŠTVA
40. člen
Izvršni odbor razpiše volitve v organe društva najmanj 14 dni pred iztekom tekočih mandatov članov organov ter predsednika, podpredsednika in tajnika društva, tako da jih uvrsti na dnevni red zbora članov.
Volitve organov društva so praviloma javne, razen če zbor članov ne sklene drugače. Naloge volilne komisije opravlja delovno predsedstvo zbora članov.
Za člana organa je izvoljen kandidat, ki dobi podporo večine glasov vseh navzočih na zboru članov, ki je bil sklican za izvedbo volitev.
V primeru, da za posamezen organ ni bilo dovolj kandidatov (npr. zato, ker so posamezni člani odstopili od kandidature, ali pa so bile kandidature neveljavne), kot tudi če ni kandidatov za funkcijo predsednika, podpredsednika ali tajnika, lahko zbor članov za člana organa oziroma predsednika, podpredsednika ali tajnika izvoli kandidata, ki se je na istem zboru članov predlagal sam, ali pa so ga predlagali najmanj trije navzoči člani. Pogoj za ad hoc kandidaturo in izvolitev je soglasje kandidata h kandidaturi.
VII. NAGRADE IN PRIZNANJA
41. člen
Društvo podeljuje za posebne dosežke na področju arhivistike in popularizacije arhivske dejavnosti Aškerčevo nagrado in Aškerčeva priznanja.
Aškerčevo nagrado podeljuje društvo za izjemne dosežke na področju varovanja in ohranjanja arhivske kulturne dediščine, za izvirne rešitve na tem področju oziroma za življenjsko delo na področju arhivske dejavnosti.
Aškerčevo priznanje podeljuje društvo za odmevne prispevke k razvoju arhivistike, za popularizacijo arhivske dejavnosti in objave arhivskega gradiva v tekočem obdobju.
Podrobnejše določbe o nagradah in priznanjih vsebuje poseben pravilnik, ki ga društvo sprejme na zboru članov.
Komisija za podeljevanje Aškerčevih nagrad in Aškerčevih priznanj
42. člen
V okviru društva deluje Komisija za podeljevanje Aškerčevih nagrad in Aškerčevih priznanj za izjemne dosežke v arhivistiki, ki zbira nominacije ter pripravlja izbor in utemeljitve predlogov za podelitev nagrad in priznanj. Delo komisije je zaupno in neodvisno od drugih teles.
Delovanje komisije ureja poseben pravilnik, ki ga društvo sprejme na zboru članov.
Izvršni odbor izmed članov društva predlaga kandidate za člane komisije, ki so zaposleni v arhivskih zavodih. Izvoljeni so na zboru članov. Mandat članov komisije traja štiri leta. V primeru, da je nominiranec za dobitnika priznanja ali nagrade član komisije, mora izvršni obor imenovati nadomestnega člana.
VIII. PUBLIKACIJE
43. člen
Društvo izdaja v sodelovanju z arhivi v Republiki Sloveniji glasilo ARHIVI, ki je osrednja publikacija arhivske stroke v Sloveniji. Glasilo praviloma izide dvakrat na leto.
Za izdajo glasila se imenuje uredniški odbor, kot družbeni organ glasila. Uredniški odbor sestavlja do enajst članov. Državni arhiv in regionalni arhivi imajo v njem vsaj enega predstavnika, enega predstavnika imajo slovenske univerze. Po funkciji je član uredniškega odbora tudi tajnik društva. Člani uredniškega odbora so lahko tudi iz tujine ter iz slovenskih škofijskih arhivov.
Člane odbora imenuje zbor članov za dobo štirih let, po preteku mandata so lahko ponovno imenovani.
Odgovornega urednika Arhivov izvoli zbor članov med člani uredniškega odbora na predlog izvršnega odbora. Odgovorni urednik mora biti član društva.
Uredniški odbor se sestaja po potrebi, najmanj pa enkrat letno. Uredniški odbor skliče odgovorni urednik.
44. člen
Društvo izdaja publikacijo VIRI.
Za izdajo Virov se imenuje uredniški odbor, ki šteje pet članov in sicer: štiri predstavnike članov društva ter predsednika društva, ki je član po položaju.
Člane odbora imenuje zbor članov za dobo štirih let, po preteku mandata so lahko ponovno imenovani.
Glavnega urednika Virov izvoli zbor članov med člani uredniškega odbora.
Uredniški odbor se sestaja po potrebi, najmanj pa enkrat letno. Uredniški odbor skliče odgovorni urednik.
45. člen
Uredniška odbora Arhivov in Virov pripravita letni program dela in letno poročilo o delu uredniškega odbora, ki sta sestavni del programa dela oziroma poročila o delu društva.
46. člen
Za vsebino publikacij Arhivi in Viri odgovarjajo avtorji.
47. člen
Za razpošiljanje publikacij Arhivi in Viri je odgovoren arhiv, kjer je sedež uredniškega odbora publikacij.
IX. FINANCIRANJE DRUŠTVA IN NADZOR NAD RAZPOLAGANJEM S SREDSTVI
48. člen
Društvo pridobiva sredstva za svoje delovanje:
– s članarino svojih članov,
– z darili in volili ter s prostovoljnimi prispevki,
– iz naslova pridobitne ali nepridobitne dejavnosti društva,
– s prispevki sponzorjev,
– z dodeljenimi sredstvi iz proračuna Republike Slovenije,
– iz javnih virov financiranja,
– iz drugih virov.
49. člen
Društvo vodi finančno in materialno poslovanje v skladu s predpisi, računovodskimi standardi in sklepi organov društva. Člani društva izvajajo nadzor nad materialno finančnim poslovanjem društva neposredno z vpogledom v dokumentacijo in posredno preko nadzornega odbora društva.
Če društvo pri opravljanju svoje dejavnosti ustvari presežek prihodkov nad odhodki, ga mora porabiti za doseganje namena in ciljev, kot jih določajo ta pravila.
Društvo vodi poslovne dogodke po sistemu dvostavnega knjigovodstva. Način izkazovanja podatkov je v letnih poročilih.
Dohodki, pridobljeni s pridobitno dejavnostjo, se morajo voditi in izkazovati ločeno.
50. člen
Društvo razpolaga s finančnimi sredstvi v skladu z letnim programom in finančnim načrtom, ki ga sprejme zbor članov.
Društvo ima transakcijski račun odprt pri poslovni banki. Za izvajanje finančnih transakcij društvo uporablja elektronsko bančništvo. Društvo ima tudi gotovinsko poslovanje. Vsa plačila in izplačila se izvajajo izključno preko računa društva.
51. člen
Za vodenje finančno materialnih zadev lahko društvo sklene podjemno pogodbo ali pogodbo o zaposlitvi s strokovnjakom za to področje, ali pa v ta namen pogodbeno angažira pravno osebo, kot je npr. računovodski servis.
52. člen
Materialno premoženje društva sestavljajo vse premičnine in nepremičnine, ki so last društva. S premoženjem društva upravlja izvršni odbor.
Društvo ima premično premoženje, ki je kot last društva vpisano v inventarno knjigo. S premičnim premoženjem upravlja izvršni odbor.
Društvo ima lahko nepremično premoženje, ki je kot last društva vpisano v zemljiško knjigo. Nepremičnine se lahko kupijo ali odtujijo le na podlagi sklepa zbora članov društva.
Vsaka delitev premoženja med člani društva je nična.
53. člen
Za opravljanje posameznih strokovnih, tehničnih ali drugih opravil v društvu in njegovih organih se lahko določi stalna ali občasna nagrada. O tem v skladu s finančnim načrtom odloča izvršni odbor.
54. člen
Društvo ima lahko tudi sponzorje. Sponzorji so lahko fizične ali pravne osebe, ki društvu materialno, moralno ali kako drugače pomagajo.
Sponzorji lahko sodelujejo in razpravljajo na sejah zbora članov, nimajo pa pravice odločanja.
X. JAVNOST DELA DRUŠTVA
55. člen
Delo društva in njegovih organov je javno. Za zagotavljanje javnosti dela društva je odgovoren predsednik društva.
Svoje člane obvešča društvo:
– s pravico vpogleda članov v zapisnike organov društva,
– z objavami v sredstvih javnega obveščanja,
– z izdajanjem svojih glasil in drugih publikacij,
– preko spletnih strani,
– preko elektronske pošte,
– preko navadne pošte,
– na druge načine.
XI. PRENEHANJE DELOVANJA DRUŠTVA
56. člen
Društvo preneha:
– po volji članov,
– s spojitvijo ali pripojitvijo z drugim društvom,
– s stečajem,
– na podlagi sodne odločbe o prepovedi delovanja,
– po samem zakonu,
– če pade število članov pod deset.
Sklep zbora članov o prenehanju društva se sprejme z dvotretjinsko večino navzočih rednih članov društva ob navzočnosti najmanj polovice vseh rednih članov društva.
V primeru prenehanja društva se njegovo premoženje, po poravnavi vseh obveznosti, prenese na drugo nevladno organizacijo ali nepridobitno pravno osebo javnega prava, ki ima enak ali podoben namen kot društvo. Neporabljena proračunska sredstva se vrnejo proračunu. Če društvo preneha na podlagi sklepa zbora članov, takšno osebo določi zbor članov.
XII. PREHODNE IN KONČNE DOLOČBE
57. člen
Ta pravila so bila dopolnjena na korespondenčnem zboru članov Arhivskega društva Slovenije dne 8. marca 2024, začnejo pa veljati naslednji dan po objavi na spletni strani društva.
Z dnem uveljavitve teh Pravil prenehajo veljati Pravila, ki so bila sprejeta na zboru članov dne 14. marca 2019.
Ljubljana, 8. marec 2024
Mojca Horvat, predsednica Arhivskega društva Slovenije