UGOTOVITVE IN SKLEPI 31. ZBOROVANJA ARHIVSKEGA DRUŠTVA SLOVENIJE
Bohinjska Bistrica, 5. 10. – 6. 10. 2023
Tema 31. zborovanje Arhivskega društva Slovenije, ki je potekalo v Bohinjski Bistrici od 5. 10. do 6. 10. 2023, je bila »Arhivi kot centri informacij: možnosti in priložnosti uporabe digitalnih tehnologij pri ohranjanju, uporabi in promociji arhivskega gradiva«.
Letošnja tema je predstavila pregled vpeljave digitalnih procesov pri ohranjanju, obdelavi in interpretaciji kot posredovanju arhivskega gradiva zainteresirani javnosti, v slovenskih arhivih. Na podlagi prispevkov kolegov smo udeleženci analizirali opravljeno delo, prednosti, slabosti, napake in morebitne rešitve na področju digitalizacije.
Skupina za pripravo in oblikovanje sklepov zborovanja v sestavi: dr. Tanja Martelanc, dr. Žiga Koncilija ter mag. Mitja Sadek in Jože Glavič je oblikovala naslednje sklepe:
- Dilema glede pojma digitalizacija oziroma digitizacija naj se naslovi
na Medarhivsko delovno skupino za arhivsko strokovno izrazje. Za mnenje naj skupina, skupaj s predstavljenimi dilemami in poglobljeno analizo problematike, povpraša tudi pristojne ustanove za jezikovno politiko v Republiki Sloveniji, kot je npr. Terminološka svetovalnica Znanstvenoraziskovalnega centra Slovenske akademije znanosti in umetnosti. - Informacijski sistem oziroma aplikacija ScopeArchiv naj bo izključno tista, v kateri se, po arhivskih standardih, popisuje arhivsko gradivo, ne glede na to, kje se hrani. Torej tudi arhivsko gradivo, ki ga poleg javnih arhivov hranijo zasebni arhivi, knjižnice, muzeji in sorodne ustanove.
- Skladno s širšimi procesi digitalizacije in odpiranja arhivskih podatkov javnosti predlagamo ponovno preučitev možnosti izboljšanja iskanja po podatkovni zbirki Slovenske javne arhivske službe s pomočjo uveljavljenih spletnih iskalnikov (npr. Google), kar je trenutno zaradi tehničnih in varnostnih razlogov onemogočeno.
- Ustvarjalce arhivskega gradiva je treba proaktivno opozarjati, da se pri postopkih digitalizacije upoštevajo standardi in predpisi, ki so skladni z arhivsko zakonodajo. Praksa je namreč pokazala, da digitizirano gradivo, ki ga prevzemajo arhivi, pogosto ne dosega zahtevane kakovosti.
- Predlagamo širšo praktično uporabo in razpravo glede obstoječih osnutkov dodatnih strokovno-tehničnih navodil v smeri izboljšanja in standardizacije postopkov priprave in prevzemanja ter popisovanja različnih vrst digitalnega arhivskega gradiva.
- Preučiti je treba različne možnosti uporabe umetne inteligence, kot orodja in pomagala pri arhivskem strokovnem delu, vendar se je hkrati treba tudi zavedati njenih prednosti in slabosti.
Udeleženci 31. zborovanja Arhivskega društva Slovenije so naštete sklepe sprejeli.